Herramientas gratuitas para gestionar inventarios en micropymes

Si tienes una microempresa, probablemente no quieres (ni necesitas) un ERP complejo para controlar tus existencias. Tal vez te preocupa “¿cómo hago un control de entradas y salidas sencillo?”, “¿puedo usar algo gratuito y fácil de mantener?”, o “¿cómo evitar errores sin contratar software caro?”. En esta guía te muestro, paso a paso, herramientas gratuitas y flujos simples para llevar tu inventario al día sin complicarte la vida ni tu bolsillo.

Qué necesita realmente una microempresa para controlar su inventario

Antes de elegir herramientas, aclaremos qué funciones básicas cubren el 80% de los casos en micropymes:

• Catálogo de productos: código/SKU, nombre, categoría, proveedor, coste y precio, ubicación.
• Movimientos: entradas (compras, devoluciones), salidas (ventas, merma) con fecha, cantidad y referencia al SKU.
• Cálculo de stock actual: stock inicial + entradas − salidas.
• Punto de pedido y aviso de mínimos.
• Seguimiento básico por ubicación, variante o lote (solo si lo necesitas).
• Exportación/backup de datos en CSV o copia en la nube.

Con esto en mente, veamos opciones gratuitas, claras y sin curvas de aprendizaje imposibles.

Opción 1: hojas de cálculo gratuitas (rápidas y flexibles)

Las hojas de cálculo son la vía más directa para gestionar inventarios en micropymes. Son gratuitas, conocidas y suficientemente potentes para controlar existencias.

Google Sheets (gratis con cuenta de Google)

Ideal si quieres trabajar en la nube y colaborar con otras personas. Permite compartir, controlar permisos, ver historial de cambios y conectar con otras herramientas de Google. Además, puedes usar validaciones de datos, formato condicional y funciones como SUMAR.SI, BUSCARV/BUSCARX, FILTRAR y CONTAR.SI para automatizar cálculos.

Excel para la web (gratis con cuenta Microsoft)

La versión en línea de Excel es suficiente para una plantilla de inventario simple. Si ya usas OneDrive, puede ser una alternativa cómoda a Google Sheets sin coste.

LibreOffice Calc (gratis y local)

Si prefieres trabajar sin conexión, LibreOffice Calc te permite mantener un archivo local sin depender de la nube. Es útil en entornos con conectividad limitada.

Plantilla base recomendada (dos hojas)

Crea dos hojas: Productos y Movimientos.

• Productos: SKU, nombre, categoría, proveedor, coste unitario, precio de venta, ubicación, stock inicial, punto de pedido, stock actual (cálculo), último recuento.
• Movimientos: fecha, tipo (Entrada/Salida), SKU, cantidad, documento (factura/venta), notas.

Ejemplo de fórmula de stock actual por SKU en la hoja Productos (usa punto y coma o coma según tu configuración):

=Stock_inicial + SUMAR.SI(FiltroMovimientosEntrada; SKU; CantidadesEntrada) - SUMAR.SI(FiltroMovimientosSalida; SKU; CantidadesSalida)

Si mantienes todos los movimientos en una única tabla, algo como:

=Stock_inicial + SUMA(FILTRAR(Movimientos!D:D; Movimientos!B:B="Entrada"; Movimientos!C:C=SKU)) - SUMA(FILTRAR(Movimientos!D:D; Movimientos!B:B="Salida"; Movimientos!C:C=SKU))

Consejos prácticos para tu hoja:

• Usa listas desplegables para Tipo (Entrada/Salida), Categoría y SKU (validación de datos).
• Aplica formato condicional para resaltar productos con stock actual ≤ punto de pedido.
• Protege celdas con fórmulas para evitar ediciones accidentales.
• Registra un recuento físico mensual y ajusta con un movimiento “Ajuste inventario”.
• Crea una vista “Por reponer” con FILTRAR o Vistas filtradas.

Opción 2: formularios + hoja de cálculo (captura sin errores)

Para minimizar errores de digitación y registrar entradas/salidas desde el móvil, añade un formulario gratuito conectado a tu hoja:

• Google Forms + Google Sheets: crea preguntas para Fecha (automática), Tipo de movimiento, SKU (lista), Cantidad y Notas. Cada envío crea una fila en Movimientos.
• Microsoft Forms + Excel para la web: flujo similar si trabajas con OneDrive.

Cómo configurarlo en 10 minutos:

• Prepara la hoja Productos con la lista de SKUs.
• Crea el formulario con Tipo (Entrada/Salida), SKU (opciones basadas en tu catálogo) y Cantidad.
• Conecta el formulario a tu hoja; revisa que nuevas respuestas se agreguen a Movimientos.
• Usa el formulario desde el móvil para registrar al instante compras y ventas.

¿Y los códigos de barras? Puedes usar apps de escaneo gratuitas en el móvil para leer un código y pegar el resultado en el campo SKU del formulario o de la hoja. Otra alternativa es generar códigos QR para tus SKUs con generadores gratuitos y pegarlos en productos o estantes.

Opción 3: Airtable gratis para un inventario visual y relacional

Airtable combina hojas de cálculo con bases de datos. En su plan gratuito puedes crear bases con hasta aproximadamente 1.000 registros por base y adjuntar archivos con un límite básico de almacenamiento, suficiente para muchas micropymes.

• Ventajas: vistas de cuadrícula, galería y kanban; campos adjuntos (fotos), relaciones entre tablas (Productos–Movimientos–Proveedores), filtros y vistas compartibles.
• Ideal para: pocos cientos de SKUs, necesidad de fotos y etiquetas, colaboración sencilla.
• Limitaciones: límites de registros y adjuntos, y algunas automatizaciones avanzadas requieren planes de pago.

Configuración sugerida:

• Tabla Productos: SKU, nombre, categoría, proveedor (relación), coste, precio, ubicación, punto de pedido, foto.
• Tabla Movimientos: fecha, tipo, SKU (relación), cantidad, documento.
• Campo calculado en Productos para stock actual sumando movimientos asociados.
• Vistas “Bajo mínimo” y “Por reponer”.

Opción 4: Notion como base de datos sencilla (gratis para uso personal)

Notion permite crear una base de datos de productos y una de movimientos con vistas de tabla, filtros y relaciones. En el plan gratuito personal puedes crear páginas ilimitadas y subir archivos con un límite por archivo (p. ej., 5 MB), suficiente para documentos o fotos comprimidas.

• Crea una base de datos Productos (propiedades: SKU, nombre, categoría, punto de pedido, coste, precio, ubicación).
• Crea una base de datos Movimientos (fecha, tipo, cantidad, relación a SKU).
• Usa propiedades de relación y rollup para calcular el stock actual por producto (suma de entradas − salidas).
• Genera vistas: “Bajo mínimo”, “Últimas entradas”, “Mermas”.

Notion destaca por su facilidad de documentación: junto a cada producto puedes guardar instrucciones, fotos y proveedores, todo en la misma página.

Opción 5: Trello (kanban) para inventario muy simple

Si tu catálogo es pequeño y necesitas un control visual, Trello en su plan gratuito puede servir:

• Crea listas: En stock, Bajo mínimo, Agotado.
• Cada tarjeta es un producto. Añade campos personalizados gratuitos como SKU, Stock actual, Punto de pedido, Ubicación.
• Usa etiquetas por categoría y checklists para variantes.

Para mantener el stock, puedes registrar movimientos como comentarios en la tarjeta o usar un tablero auxiliar “Movimientos”. Las automatizaciones (Butler) del plan gratuito son limitadas pero bastan para mover tarjetas a “Bajo mínimo” cuando Stock actual ≤ Punto de pedido si actualizas manualmente el campo.

Complementos útiles sin complicaciones

• Generadores de códigos QR: crea códigos por SKU o ubicación para pegarlos en estanterías. Al escanearlos abres el formulario de movimiento con el SKU precargado (mediante parámetros en la URL si usas Google Forms).
• Escáner en el móvil: apps gratuitas que leen EAN/UPC y copian el código al portapapeles; facilitan rellenar el SKU en la hoja o formulario.
• Looker Studio (antes Data Studio): crea paneles gratis con datos de Google Sheets (rotación, top ventas, quiebres de stock).
• Copias de seguridad: usa Google Drive/OneDrive para versiones y recuperaciones. Programa recordatorios mensuales para descargar un CSV.

Plantilla de arranque rápido (lista de campos y fórmulas)

Hoja “Productos” (columnas)

• SKU (texto único)
• Nombre
• Categoría
• Proveedor
• Coste unitario
• Precio de venta
• Ubicación (pasillo/estante)
• Stock inicial
• Punto de pedido
• Stock actual (fórmula)
• Fecha último recuento

Hoja “Movimientos” (columnas)

• Fecha
• Tipo (Entrada/Salida)
• SKU (validación desde Productos!SKU)
• Cantidad (número positivo)
• Documento/Referencia
• Notas

Fórmula de stock actual (Google Sheets), suponiendo:

• Movimientos!B:B = Tipo
• Movimientos!C:C = SKU
• Movimientos!D:D = Cantidad

=H2 + SUMA(FILTRAR(Movimientos!D:D; Movimientos!B:B="Entrada"; Movimientos!C:C=A2)) - SUMA(FILTRAR(Movimientos!D:D; Movimientos!B:B="Salida"; Movimientos!C:C=A2))

Donde A2 es el SKU y H2 el Stock inicial. Ajusta separadores ; o , según configuración regional. En Excel, usa SUMAR.SI.CONJUNTO para entradas y salidas por separado si FILTRAR no está disponible.

Buenas prácticas para evitar errores y pérdida de stock

• Un solo “registro maestro” de productos con SKU único. Evita duplicados.
• Registra todo movimiento el mismo día: compras, ventas, devoluciones, mermas y ajustes por recuento.
• Conteos cíclicos: en lugar de un inventario anual, cuenta por secciones cada semana (ABC: A con más frecuencia).
• Validación de datos: listas desplegables para Tipo y SKU; cantidades positivas; evita celdas libres.
• Permisos: en Google Sheets, usa “Puede editar” solo con quien realmente lo necesite; el resto “Puede comentar”.
• Historial: aprovecha el historial de versiones para auditar cambios y deshacer errores.
• Etiquetado: pon etiquetas con SKU/QR en estantes y cajas para agilizar la captura.
• Puntos de pedido y stock de seguridad definidos por producto; si hay estacionalidad, ajusta mensualmente.
• Rotación: ordena por fecha de recepción (FEFO/FIFO si aplica) para evitar caducidades o obsolescencia.

Cómo elegir la opción gratuita adecuada

• Menos de 200 SKUs y 1–2 usuarios: hoja de cálculo + formulario es suficiente y rápido.
• Necesitas fotos y vistas por tarjeta/galería: Airtable gratuito encaja muy bien.
• Documentación rica junto al inventario: Notion con bases relacionadas.
• Muy visual y poquísimos ítems: Trello con campos personalizados.
• Sin conexión a internet: LibreOffice Calc con backups frecuentes.

Si crees que pronto crecerás en volumen, organiza ya tus SKUs, categorías y ubicaciones. Una estructura limpia facilita migrar a soluciones más avanzadas en el futuro.

Flujos simples “listos para usar”

Flujo 1: ventas en mostrador

• Imprime etiquetas QR con SKU en estantes.
• Al vender, abre el formulario “Salida”, escanea el QR y pon la cantidad.
• La hoja se actualiza y el producto pasa a “Bajo mínimo” si corresponde.

Flujo 2: recepción de compras

• Al recibir, escanea/captura cada SKU en el formulario “Entrada”.
• Adjunta el número de factura en “Documento”.
• Revisa la vista “Entradas de hoy” para cotejar con albarán.

Flujo 3: recuento rápido semanal

• El viernes, selecciona 10–20 SKUs de categoría A.
• Cuenta físicamente, contrasta con “Stock actual”.
• Si hay diferencia, registra un “Ajuste inventario” con nota del motivo.

Limitaciones de estas opciones y cómo mitigarlas

• Concurrencia: dos personas editando la misma celda pueden pisarse. Mitiga con formularios y dividir tareas.
• Control de costos avanzado (FIFO/LIFO, multi-almacén): requerirá soluciones más completas si tu operación lo exige.
• Auditoría: el historial de cambios ayuda, pero no es un log contable formal.
• Privacidad: no coloques datos sensibles del cliente si no es necesario; limita el acceso compartido.

Cuándo dar un paso más (sin saltar a la complejidad)

Si necesitas separar almacenes, manejar lotes/series o integrar con tu facturación, explora opciones gratuitas o de código abierto, sabiendo que requieren más tiempo de implantación:

• Odoo Community (módulo inventario): gratuito y potente en autoalojado, pero con mayor complejidad técnica.
• ERPNext (autoalojado): completo para inventario y manufactura ligera; implica despliegue técnico.

Antes de migrar, asegúrate de que tus datos en hojas estén limpios (sin duplicados, SKUs consistentes). Eso te ahorrará horas.

Checklist esencial para arrancar hoy mismo

• Define y documenta el formato de SKU que usarás.
• Crea tu hoja con dos pestañas: Productos y Movimientos.
• Activa validaciones y formato condicional para mínimos.
• Publica un formulario para entradas y salidas.
• Etiqueta estantes/cajas con QR o códigos legibles.
• Agenda un recuento cíclico semanal.
• Configura backup mensual automático (o recordatorio).

Con estos pasos y cualquiera de las herramientas gratuitas propuestas, podrás controlar existencias sin software complejo, con una curva de aprendizaje mínima y centrándote en lo importante: vender más y mejor con menos quiebres de stock.